Polityka prywatności
PROJEKT PRAWNIKA (wersja robocza z 29.10.2026, wersja pod sklep WooCommerce + Przelewy24). Przed publikacją: uzupełnić pola oznaczone [DO UZUPEŁNIENIA], usunąć tę ramkę i dać do sprawdzenia radcy prawnemu. Ten plik nie zastępuje porady radcy prawnego.
Obowiązuje od [DO UZUPEŁNIENIA: data]. Tu wyjaśniamy, jakie dane zbieramy w sklepie aidobiura.pl, po co, jak długo je trzymamy i jakie masz prawa.
1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Kamil Szostok prowadzący(-a) jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą KARQIS AI & Software Kamil Szostok, wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) prowadzonej przez ministra właściwego do spraw gospodarki, NIP: 9372783291, REGON: 545455862, adres: Grodziec 79, 43-386 Grodziec (adres do doręczeń i korespondencji), e-mail: kontakt@karqis.pl, telefon: +48 455 583 516 (dalej: „my”). We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych napisz na kontakt@karqis.pl. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych.
2. Jakie dane, w jakim celu i na jakiej podstawie
| Cel | Dane | Podstawa prawna (RODO) | Jak długo |
|---|---|---|---|
| Zawarcie i wykonanie umowy: przyjęcie zamówienia, płatność, dostarczenie plików, wysłanie potwierdzenia zamówienia na trwałym nośniku, obsługa zgodności Produktu z umową | adres e-mail, imię i nazwisko (jeśli podasz), numer zamówienia, wybrane Produkty, status płatności; przy zakupie na firmę: firma, NIP i oświadczenie o charakterze umowy | art. 6 ust. 1 lit. b – umowa | do końca okresu odpowiedzialności za zgodność Produktu z umową (2 lata od dostarczenia), a potem w celach z dalszych wierszy |
| Rozliczenia, księgowość i podatki (dokumenty sprzedaży, ewidencje) | dane z dokumentu sprzedaży, w tym firma i NIP, jeśli kupujesz na firmę | art. 6 ust. 1 lit. c – obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych | do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego: 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 i art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej) |
| Rozpatrywanie reklamacji i odstąpień, ustalenie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami | dane z zamówienia, treść korespondencji | art. 6 ust. 1 lit. c (obowiązki z ustawy o prawach konsumenta, np. odpowiedź na reklamację) i lit. f – nasz prawnie uzasadniony interes: obrona przed roszczeniami | do upływu terminu przedawnienia roszczeń (co do zasady 6 lat, a dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej 3 lata; koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego – art. 118 Kodeksu cywilnego) |
| Dowód złożenia akceptacji Regulaminu i Oświadczeń o dostarczeniu treści cyfrowych przed upływem terminu odstąpienia (utrata prawa odstąpienia) oraz przekazania ich potwierdzenia | data i godzina złożenia, numer zamówienia, adres e-mail, adres IP, dokładna treść zaznaczonych pól, wersja Regulaminu (data wersji lub skrót pliku), dane techniczne przeglądarki (user-agent), data wysłania e-maila z potwierdzeniem; zapis pobrań plików (data i godzina) | art. 6 ust. 1 lit. c – wysłanie potwierdzenia na trwałym nośniku (art. 21 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta); art. 6 ust. 1 lit. f – nasz prawnie uzasadniony interes: wykazanie, że spełniliśmy warunki utraty prawa odstąpienia (art. 38 ust. 1 pkt 13 tej ustawy), i obrona przed roszczeniami | do upływu terminu przedawnienia roszczeń z umowy, co do zasady 6 lat, licząc do końca roku kalendarzowego (art. 118 Kodeksu cywilnego), nie dłużej, niż to potrzebne; potem dane usuwamy lub anonimizujemy |
| Znak wodny w plikach PDF: umieszczenie Twojego adresu e-mail [DO UZUPEŁNIENIA: i numeru zamówienia] w kupionych plikach | adres e-mail, numer zamówienia | art. 6 ust. 1 lit. f – nasz prawnie uzasadniony interes: ochrona praw autorskich i zapobieganie nieuprawnionemu udostępnianiu plików. Informujemy o tym przed zakupem (Regulamin § 11 ust. 3 i formularz zamówienia). Możesz wnieść sprzeciw (pkt 6); rozpatrzymy go, ale znak wodny jest elementem sposobu dostarczania Produktu. | znak wodny pozostaje w pliku, który masz u siebie; po naszej stronie dane przechowujemy jak dane z zamówienia |
| Kontakt, gdy do nas piszesz | adres e-mail, treść wiadomości | art. 6 ust. 1 lit. f – odpowiedź na wiadomość | do zakończenia sprawy, a potem do przedawnienia ewentualnych roszczeń |
| Newsletter [DO UZUPEŁNIENIA: tylko jeśli zostanie uruchomiony – inaczej usunąć wiersz] | adres e-mail | art. 6 ust. 1 lit. a – zgoda; wysyłka informacji handlowej e-mailem wymaga Twojej uprzedniej zgody (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej) | do wycofania zgody (link w każdym mailu) |
| Pomiar skuteczności reklam i reklama w serwisach Meta (Facebook, Instagram) za pomocą Piksela Meta [DO UZUPEŁNIENIA: tylko jeśli Piksel zostanie wdrożony] | identyfikatory z plików cookie, adres IP, informacje o przeglądarce, odwiedzone podstrony, zdarzenia (np. rozpoczęcie zamówienia, zakup i jego wartość) | art. 6 ust. 1 lit. a – zgoda wyrażona w banerze cookie | do wycofania zgody; pliki cookie – zgodnie z tabelą w pkt 5 |
Podanie adresu e-mail jest warunkiem zawarcia umowy, bo na ten adres dostarczamy Produkt i potwierdzenie zamówienia. Dane do faktury (w tym NIP) są potrzebne, jeśli kupujesz na firmę. Pozostałe dane podajesz dobrowolnie. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają.
Dane wpisywane w polach interaktywnych przykładów na stronie zostają w Twojej przeglądarce. Nie wysyłamy ich do nas ani do nikogo innego.
3. Komu przekazujemy dane
Dane przekazujemy tylko tym, którzy pomagają nam prowadzić sklep, i tylko w potrzebnym zakresie:
- dostawca hostingu strony: [DO UZUPEŁNIENIA: nazwa i siedziba] – przetwarza dane na nasze zlecenie (umowa powierzenia, art. 28 RODO);
- PayPro Spółka Akcyjna z siedzibą w Poznaniu, ul. Pastelowa 8, 60-198 Poznań (operator serwisu Przelewy24) – gdy płacisz, przekazujemy jej dane potrzebne do płatności (kwota, numer zamówienia, adres e-mail, imię i nazwisko, jeśli podasz). PayPro jest odrębnym administratorem danych, które przetwarza przy świadczeniu usług płatniczych (np. dane rachunku lub karty, które podajesz na stronie płatności – my ich nie otrzymujemy). Zasady opisuje PayPro w obowiązku informacyjnym dla płatników: przelewy24.pl/obowiazek-informacyjny-rodo-platnicy; kontakt: ado@przelewy24.pl, inspektor ochrony danych: iod@przelewy24.pl;
- dostawca wtyczek sklepu nie otrzymuje danych klientów; sklep działa na naszym serwerze (WordPress i WooCommerce) [DO UZUPEŁNIENIA: potwierdzić, że wyłączono przekazywanie danych użytkowania do WooCommerce/Automattic];
- dostawca poczty e-mail: [DO UZUPEŁNIENIA: nazwa i siedziba] – na nasze zlecenie;
- biuro rachunkowe: [DO UZUPEŁNIENIA: nazwa i siedziba, jeśli korzystamy] – na nasze zlecenie;
- Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irlandia – tylko jeśli zgodzisz się na pliki cookie marketingowe (pkt 5);
- organy publiczne, np. urząd skarbowy – gdy wymagają tego przepisy.
4. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektórzy dostawcy (np. Meta Platforms, Inc. w USA, [DO UZUPEŁNIENIA: inni dostawcy z USA, np. poczta lub hosting]) mogą przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych. Opieramy się wtedy na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w ramach EU-US Data Privacy Framework (decyzja wykonawcza (UE) 2023/1795) – w odniesieniu do firm, które są na liście uczestników: dataprivacyframework.gov/list – a gdy firma nie jest uczestnikiem, na standardowych klauzulach umownych zatwierdzonych przez Komisję (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc do nas.
5. Pliki cookie i Piksel Meta
Pliki cookie i podobne technologie niezbędne do działania strony, koszyka i złożenia zamówienia stosujemy bez Twojej zgody, bo są konieczne do świadczenia usługi, o którą prosisz (art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej).
Wszystkie inne pliki cookie – statystyczne i marketingowe, w tym Piksel Meta – uruchamiamy dopiero wtedy, gdy wyrazisz na to zgodę w banerze, po zapoznaniu się z informacją o celu (art. 399 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej). Dopóki nie zgodzisz się na kategorię „marketingowe”, Piksel Meta się nie ładuje. Nie używamy funkcji automatycznego zaawansowanego dopasowania Meta (przesyłania do Meta Twojego e-maila lub innych danych z formularzy). Przycisk „Odrzuć” jest tak samo widoczny jak „Akceptuj wszystkie”, a zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać w [DO UZUPEŁNIENIA: link „Ustawienia cookie” w stopce]. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem.
| Nazwa | Dostawca / narzędzie | Cel | Czas przechowywania | Kategoria / zgoda |
|---|---|---|---|---|
| woocommerce_cart_hash | my (WooCommerce) | wykrywanie zmian w koszyku | sesja | niezbędne – bez zgody |
| woocommerce_items_in_cart | my (WooCommerce) | wykrywanie zmian w koszyku | sesja | niezbędne – bez zgody |
| wp_woocommerce_session_* | my (WooCommerce) | unikalny kod sesji, który pozwala odnaleźć Twój koszyk | 2 dni | niezbędne – bez zgody |
| woocommerce_recently_viewed, store_notice* | my (WooCommerce) | ostatnio oglądane produkty; zamknięcie komunikatu sklepu (tylko jeśli te funkcje są włączone) | sesja | niezbędne – bez zgody |
| sbjs_* (sbjs_session, sbjs_udata, sbjs_first, sbjs_current, sbjs_first_add, sbjs_current_add, sbjs_migrations) | my (WooCommerce – atrybucja zamówień) | zapisanie źródła wizyty (np. reklama, link) przy zamówieniu | sbjs_session 30 minut, pozostałe – sesja | statystyczne – za zgodą [DO UZUPEŁNIENIA: albo usunąć wiersz, jeśli funkcja „Order Attribution” zostanie wyłączona] |
| wordpress_test_cookie, wordpress_logged_in_*, wordpress_sec_*, wp-settings-* | my (WordPress) | sprawdzenie obsługi cookie; logowanie i ustawienia administratora (klienci kupują bez konta, więc zwykle ich nie dostają) | sesja / do wylogowania (przy „Zapamiętaj mnie” do 14 dni) [DO UZUPEŁNIENIA: zweryfikować skanem Complianz] | niezbędne – bez zgody |
| cmplz_* (np. cmplz_banner-status, cmplz_consented_services, cmplz_policy_id, cmplz_functional, cmplz_preferences, cmplz_statistics, cmplz_marketing) | my (Complianz) | zapamiętanie Twojej decyzji w banerze | 365 dni | niezbędne – bez zgody |
| pliki cookie Przelewy24 | PayPro SA | obsługa płatności i bezpieczeństwo – ustawiane na stronie płatności Przelewy24 (na domenie Przelewy24), nie na aidobiura.pl; zasady: polityka cookies Przelewy24 | według polityki Przelewy24 | po stronie Przelewy24 [DO UZUPEŁNIENIA: potwierdzić skanem Complianz, że wtyczka nie ustawia cookie na aidobiura.pl] |
| _fbp | Meta (Piksel Meta, cookie na domenie aidobiura.pl) | identyfikacja przeglądarki na potrzeby pomiaru skuteczności reklam i analityki witryny | 90 dni | marketingowe – za zgodą |
| _fbc | Meta (cookie na domenie aidobiura.pl, gdy wejdziesz z reklamy) | zapisanie kliknięcia reklamy | 90 dni | marketingowe – za zgodą |
| fr | Meta (cookie na domenach Meta) | wyświetlanie reklam, pomiar ich skuteczności i poprawa ich trafności | 90 dni | marketingowe – za zgodą |
Okresy dla cookie Meta podajemy według Polityki dotyczącej plików cookie Meta: facebook.com/privacy/policies/cookies. Okresy mogą się zmienić po stronie dostawców; aktualną listę pokazuje baner („Ustawienia”).
Współadministrowanie z Meta
Gdy wyrazisz zgodę i Piksel Meta zbiera dane na naszej stronie, my i Meta Platforms Ireland Ltd. jesteśmy współadministratorami w zakresie zbierania tych danych i ich przekazania do Meta (art. 26 RODO; por. wyrok TSUE z 29 lipca 2019 r., C-40/17 Fashion ID). Zasady współadministrowania określa dodatek Meta dla administratorów: facebook.com/legal/controller_addendum. Meta odpowiada za realizację Twoich praw w zakresie dalszego przetwarzania, które prowadzi sama, a za dalsze przetwarzanie odpowiada wyłącznie Meta: facebook.com/privacy/policy. Swoje prawa możesz realizować także wobec nas.
6. Twoje prawa
Masz prawo do: dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO), sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18), przenoszenia danych (art. 20) – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody, wycofania zgody w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3), a także do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 21). Aby skorzystać z praw, napisz na kontakt@karqis.pl. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.
Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.
7. Zmiany polityki
Gdy zmienimy sposób przetwarzania danych (np. wdrożymy newsletter albo nowe narzędzie), zaktualizujemy tę politykę i datę na górze strony.